デジタル化は、いきなりシステムを入れることではありません

電話・FAX・紙を、すべてなくす必要はありません

「社内のデジタル化を進めたい」

そう考えたときに、紙の書類をなくしたり、新しいシステムを導入したりすることから始めようとする企業もあります。

しかし、電話、FAX、紙、Excelなどを使っていること自体が、必ずしも問題なのではありません。

取引先がFAXを希望している。
現場では紙の方が確認しやすい。
現在のExcelで問題なく業務が回っている。

このような場合は、無理にやり方を変えない方がよいこともあります。

デジタル化の目的は、アナログな方法をなくすことではありません。

時間がかかっている作業、間違いが起きやすい作業、担当者に依存している作業を見つけ、事業を無理なく回せる状態にすることです。

ツールを選ぶ前に、現在の業務を整理する

デジタル化の相談を受けたとき、すぐに製品やサービスを選ぶのではなく、現在の仕事の流れを確認します。

例えば、次のような状態がないかを整理します。

• 同じ情報を複数のExcelへ入力している

• 書類の保管場所が担当者ごとに異なる

• 過去のメールや資料を探す時間が長い

• 一部の人しか操作方法を知らない

• 退職した担当者が作った仕組みを修正できない

• 誰が対応したのか分からなくなる

• 集計や転記を毎月手作業で繰り返している

この中から、負担やリスクの大きい業務を選びます。

現在の流れを整理しないままシステムを入れると、複雑な作業をそのままデジタル上へ移すだけになる可能性があります。

不要な入力や確認作業を減らしてから、必要な機能を考える方が、導入する仕組みもシンプルになります。

全社一斉に切り替えず、小さく試す

私が関わった企業のメール環境の見直しでは、最初から全社員を新しい環境へ移行する方法は選びませんでした。

まず一人で通常業務に使い、その後、業務の異なる数名へ対象を広げました。

確認したのは、単にメールを送受信できるかどうかだけではありません。

• 過去のメールを確認できるか

• 共有アドレスを複数人で扱えるか

• 添付ファイルを保存・共有できるか

• パソコンとスマートフォンの両方で使えるか

• 既読や送信済みメールをどう管理するか

• 移行していない社員と問題なくやり取りできるか

実際の業務で試すことで、設定上は分からなかった問題や、社内へ説明すべき内容が見えてきます。

デジタル化では、導入日を決めることよりも、導入後に業務が止まらないことの方が重要です。

最初の一歩は、システム導入でなくてもよい

大がかりなシステムを導入しなくても、改善できることはあります。

例えば、次のような取り組みです。

保存場所を一つにする

個人のパソコン、メール、共有フォルダなどに分散している資料について、正式な保存場所を決めます。

ファイル名のルールを決める

日付、顧客名、案件名など、後から検索しやすい名前へ統一します。

担当者と期限を見えるようにする

誰が対応しているのか、いつまでに何をするのかを、共有できる場所で管理します。

一つの定型作業だけ自動化する

請求書の作成、集計、メール通知など、繰り返し発生する作業を一つ選んで試します。

少人数で試してから広げる

最初から全員へ導入せず、実際に使う担当者から始めて、操作や運用上の問題を確認します。

このような小さな改善でも、探す、聞く、転記する、確認するといった時間を減らせる可能性があります。

導入後の運用まで決めておく

新しいツールは、契約して設定すれば終わりではありません。

少なくとも、次の内容を決めておく必要があります。

• 誰が管理するのか

• 誰がどこまで閲覧・編集できるのか

• 情報をどこへ保存するのか

• 社員へどのように説明するのか

• 問題が起きたときに誰へ相談するのか

• 利用されなくなった場合にどう見直すのか

• データをどのようにバックアップするのか

• 月額費用に見合う効果があるか

機能が多いツールよりも、必要な人が迷わず使い続けられるツールの方が、結果として役立つことがあります。

デジタル化しない方がよい業務もある

すべての業務をデジタルへ置き換える必要はありません。

対面で話した方が伝わること、紙で確認した方が間違いにくいこと、緊急時にも使えるように残しておくべき方法もあります。

大切なのは、アナログかデジタルかを二者択一で考えることではありません。

それぞれの利点とリスクを確認し、業務や取引先に合った方法を選ぶことです。

「何を入れるか」ではなく「何を改善するか」から考える

現在の業務を整理し、どこに負担やリスクがあるのかを確認したうえで、必要な改善方法を一緒に考えます。

その結果、新しいシステムを導入する場合もあれば、既存のツールの使い方を見直すだけで済む場合もあります。

「Excelが増えすぎて管理できない」

「担当者しか分からない仕事がある」

「新しいシステムを提案されたが、必要か判断できない」

「何からデジタル化すればよいか分からない」

このような段階からでもご相談いただけます。

まずは、日々の業務の中で時間がかかっていること、困っていることを整理するところから始めましょう。