AI導入の前に、まず社内情報を整理する｜中小企業が利用ルールを決めるポイント

ChatGPTをはじめとする生成AIを仕事で使い始めると、比較的早い段階で出てくるのが、

「この資料をAIに読み込ませても大丈夫なのか？」

という問題です。

文章作成や調査だけならそれほど意識しなくても、見積書、議事録、顧客情報、決算資料などを分析させようとすると、扱う情報の範囲が一気に広がります。

そのため、会社としてAI活用を進めるなら、ツールの使い方を教えるだけでは十分ではありません。

その前に一度、社内にどんな情報があり、どこに保存され、誰が利用しているのかを整理しておくことが重要です。

AIの問題というより、社内情報の問題であることも多い

「AIに何を入力してよいか」というルールを作ろうとしても、そもそも社内の情報が整理されていなければ判断できません。

例えば、

• 社員のパソコンにだけ保存されているファイル

• 共有サーバに長年蓄積された資料

• Google Driveなどのクラウド上のデータ

• メールに添付された見積書や契約書

• 顧客情報や個人情報を含むExcel

• 過去の決算書や経営資料

など、会社の情報はさまざまな場所に存在しています。

ここを確認しないまま「機密情報はAIに入力禁止」とだけ決めても、社員ごとに機密情報の判断が違ってしまいます。

まず必要なのは、AIの操作方法よりも、会社が持っている情報を分類することです。

「AIには何も入れない」では、業務活用も進まない

情報漏えいが心配だから、AIへの入力をすべて禁止する。

一見すると安全ですが、それでは業務で使える範囲も非常に狭くなります。

一方で、会社が把握していないAIサービスを社員が個別に使う「シャドーAI」も、企業にとって新しい課題になっています。

大切なのは、すべて禁止することではなく、

何なら使えるのか
どこから確認が必要なのか
何は入力しないのか

を会社として整理することです。

例えば、最初は次のように分類するだけでも判断しやすくなります。

そのまま利用できる情報

すでにWebサイトなどで公開している情報や、自社で作成した一般的な文章など。

内容を確認してから利用する情報

社内資料、議事録、見積書など。

顧客名、担当者名、金額など、AIによる処理に必要のない情報を削除してから利用できる場合もあります。

原則として慎重に扱う情報

個人情報、契約上の秘密情報、顧客から預かったデータ、認証情報など。

こうした情報は、「便利だから」という理由だけで外部サービスへ入力しない運用が必要です。

利用するAIの契約プランや設定も確認する

もう一つ注意したいのが、同じAIサービスでも、契約プランや設定によってデータの取り扱いが異なることです。

例えばChatGPTの場合、個人向けサービスではデータコントロールから、会話をモデル改善に利用しない設定を選ぶことができます。

一方、ChatGPT Businessでは、ワークスペース内の入力・出力データはモデルの学習には使用されないことがデフォルトになっています。

つまり、

「ChatGPTだから安全」
「生成AIだから危険」

とサービス名だけで判断するのではなく、契約しているプラン、設定、データの利用条件まで確認する必要があります。

他のAIサービスでも考え方は同じです。

SDPlanningでも、AIは「何でも入れる道具」として使っていません

SDPlanning自身も、日常業務の中でAIを活用しています。

情報整理、比較検討、構成案の作成、抜け漏れ確認など、AIが役立つ場面はかなり増えました。

一方で、資料やファイルを無条件にAIへ渡しているわけではありません。

「この作業に、この情報まで本当に必要なのか」

を考え、必要であれば情報を減らしたり、匿名化したり、利用するサービスや環境を確認します。

AIを使うこと自体よりも、人がどこで判断するのかを決めておくことの方が重要だと考えています。

AI導入前に、まず確認しておきたいこと

会社でAI利用を広げる前に、次の項目を一度確認してみてください。

• 社内の重要な情報がどこに保存されているか分かるか

• 誰がどの情報へアクセスできるか分かるか

• 公開情報・社内情報・機密情報・個人情報を区別できるか

• 社員が現在どのAIサービスを使っているか把握しているか

• 利用しているAIサービスの契約プランやデータ設定を確認したか

• AIへ入力してよい情報・確認が必要な情報・入力しない情報を決めているか

• AIの回答を誰が最終確認するか決めているか

すべてを最初から完璧に決める必要はありません。

まず現状を確認し、実際に使う業務から順番にルールを作る方が現実的です。

AI導入は、ツール選びより前の整理から

AI導入というと、「ChatGPTとGeminiのどちらを使うか」「どのプランを契約するか」といったツール選びから始まりがちです。

しかし実務では、その前に、

社内にどんな情報があるのか
どこまでAIに扱わせるのか
誰が最終的に判断するのか

を整理しておく必要があります。

SDPlanningでは、AIツールの導入だけでなく、社内のファイルや情報の管理状況を確認し、AIをどこまで業務で使うか、利用ルールをどう作るかといった段階から相談できます。

「AIを導入したいけれど、何を社員に使わせてよいか決められていない」
「共有サーバや各社員のPCに情報が分散している」
「現在使っているAIの運用方法を一度確認したい」

といった状態でも構いません。

ツールを増やす前に、まず現在の情報環境と使い方を整理するところから考えていきます。